Politica de confidențialitate

Ultima actualizare: 23 octombrie 2026

Prezenta Politică de confidențialitate descrie modul în care TopTools S.R.L., prin magazinul online PROVAN.RO („PROVAN”, „noi”), colectează, utilizează, divulgă și protejează datele cu caracter personal atunci când vizitezi Site-ul, creezi un cont, soliciți o ofertă, plasezi o comandă, achiziționezi produse sau servicii, comunici cu noi ori utilizezi alte funcționalități ale magazinului.

Magazinul PROVAN.RO este construit și găzduit pe platforma Shopify, care furnizează infrastructura tehnică necesară funcționării magazinului și prelucrează anumite date în legătură cu utilizarea serviciilor Shopify.

Prezenta Politică se aplică prelucrărilor de date realizate în legătură cu PROVAN.RO. În cazul unui conflict între această Politică și Termenii și condițiile Site-ului cu privire la prelucrarea datelor personale, prezenta Politică prevalează pentru aspectele privind protecția datelor.

1. Cine este operatorul datelor

Operatorul datelor cu caracter personal este TopTools S.R.L., societatea care operează magazinul online PROVAN.RO.

Denumire: TopTools S.R.L.

Brand / magazin online: PROVAN / PROVAN.RO

Sediu social: Cluj-Napoca, str. Meteor nr. 71B, jud. Cluj, cod poștal 400492

CUI: 17593204, atribut fiscal RO

Registrul Comerțului: J2005001842129

E-mail pentru solicitări privind protecția datelor: dpo@provan.ro

E-mail general PROVAN: contact@provan.ro

Telefon: 0371.78.71.78

2. Ce date cu caracter personal putem prelucra

În funcție de modul în care interacționezi cu PROVAN.RO, putem prelucra următoarele categorii de date:

Date de identificare și contact: nume, prenume, denumirea companiei, adresă de e-mail, număr de telefon, adresă de facturare și adresă de livrare.
Date necesare facturării și tranzacției: informațiile necesare emiterii documentelor fiscale, date despre comandă, produse, servicii, prețuri, reduceri, plăți, rambursări și istoricul tranzacțiilor.
Date privind contul de client: date de autentificare, preferințe, setări și informații asociate contului, în măsura în care funcționalitățile Shopify utilizate de PROVAN le prelucrează.
Date privind comenzile și activitatea comercială: produse vizualizate, produse adăugate în coș sau liste, comenzi, retururi, anulări, solicitări de ofertă și interacțiuni privind proiectele.
Date despre autoutilitară și proiect: marcă, model, generație, an, ampatament, înălțime, tip caroserie, configurație, serie de șasiu/VIN atunci când este necesară pentru verificarea compatibilității, fotografii, măsurători, schițe și alte informații tehnice furnizate pentru identificarea/configurarea produsului ori executarea unui proiect. Unele dintre aceste informații pot constitui date personale atunci când pot fi asociate unei persoane fizice.
Comunicări: informațiile transmise prin formulare, e-mail, telefon, chat, solicitări de ofertă, reclamații, retururi, recenzii sau alte canale de comunicare.
Date tehnice și de utilizare: adresă IP, identificatori ai dispozitivului/browserului, informații despre conexiune, cookie-uri și tehnologii similare, pagini accesate, interacțiuni cu Site-ul, sursa vizitei și alte informații tehnice.
Date de marketing și preferințe: abonarea/dezabonarea de la comunicări comerciale, consimțămintele și preferințele privind cookie-urile și marketingul, precum și interacțiunile cu mesajele sau campaniile noastre.

În cazul plăților online, datele necesare autorizării plății sunt procesate prin furnizorii de plăți și infrastructura tehnică relevantă. PROVAN nu urmărește să stocheze în propriile sisteme numărul complet al cardului sau codul de securitate CVV/CVC. Putem primi informații despre starea plății, metoda utilizată, identificatorul tranzacției și alte date necesare administrării comenzii și contabilității.

3. Sursele datelor

Putem obține datele direct de la tine, de exemplu atunci când creezi un cont, completezi un formular, soliciți o ofertă, plasezi o comandă, comunici cu noi sau ne transmiți informații despre vehicul.

Putem colecta automat anumite informații prin Site, Shopify, cookie-uri și tehnologii similare.

Putem primi date de la furnizorii care ne ajută să operăm magazinul, de exemplu procesatori de plăți, transportatori, aplicații și servicii integrate, precum și de la parteneri sau alte terțe părți atunci când există un temei legal pentru aceasta.

4. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării

Nu folosim consimțământul ca temei universal pentru toate prelucrările. Temeiul juridic depinde de scopul concret.

Executarea contractului și demersuri precontractuale – art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR. Prelucrăm date pentru a răspunde solicitărilor de ofertă, verifica produsele și compatibilitatea, crea și administra contul atunci când acesta este necesar pentru serviciul solicitat, procesa comenzile și plățile, organiza livrarea, efectua retururi/rambursări, gestiona montajul, proiectele și serviciile și comunica în legătură cu acestea.

Îndeplinirea obligațiilor legale – art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR. Prelucrăm date atunci când legislația fiscală, contabilă, de protecție a consumatorilor sau alte norme aplicabile ne obligă să păstrăm ori să furnizăm anumite informații.

Interes legitim – art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR. Putem prelucra date atunci când este necesar pentru securitatea Site-ului, prevenirea și investigarea fraudelor, apărarea drepturilor noastre, gestionarea reclamațiilor, îmbunătățirea serviciilor și funcționarea eficientă a activității, cu evaluarea intereselor și drepturilor persoanelor vizate.

Consimțământ – art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR, atunci când acesta este temeiul adecvat, de exemplu pentru anumite comunicări comerciale și pentru utilizarea anumitor cookie-uri sau tehnologii neesențiale. Consimțământul poate fi retras în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.

Marketingul direct prin mijloace electronice este realizat în condițiile legislației aplicabile comunicațiilor electronice și protecției datelor. Poți renunța la mesajele comerciale utilizând mecanismul de dezabonare din mesaj sau contactându-ne.

5. Cum utilizăm datele

Putem utiliza datele pentru: furnizarea și îmbunătățirea Site-ului și serviciilor; administrarea conturilor; procesarea comenzilor și plăților; emiterea facturilor; livrarea produselor; verificarea compatibilității produselor cu vehiculul; pregătirea ofertelor și proiectelor; gestionarea retururilor, garanțiilor și reclamațiilor; comunicarea cu clienții; securitate și prevenirea fraudelor; analiză și măsurarea performanței Site-ului; marketing și publicitate, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale; respectarea obligațiilor legale și apărarea drepturilor noastre.

6. Cui putem divulga datele

Datele pot fi transmise numai în măsura necesară scopului relevant către categorii precum:

Shopify și furnizorii tehnici care susțin funcționarea magazinului online;
procesatori/furnizori de servicii de plată și, după caz, furnizori de servicii de finanțare selectați de client;
companii de curierat, transportatori, operatori logistici și furnizori implicați în livrarea produselor;
producători și furnizori, atunci când transmiterea anumitor informații este necesară pentru configurarea, verificarea, producția sau livrarea unui produs/comenzi speciale;
furnizori IT, cloud, securitate, mentenanță, suport, ERP, facturare, contabilitate și alte servicii necesare activității;
furnizori de analiză, publicitate și marketing, în funcție de configurația Site-ului și preferințele/consimțămintele aplicabile;
consultanți, auditori, avocați și alți profesioniști, atunci când este necesar;
autorități publice, instanțe, organe de cercetare sau alte entități cărora suntem obligați ori îndreptățiți legal să le comunicăm date.

Nu vindem bazele noastre de date cu clienți unor terți în sensul comercial obișnuit al expresiei. Anumite funcții Shopify și tehnologii de publicitate pot implica însă utilizări sau partajări de date definite în mod specific de legislația anumitor jurisdicții; acestea sunt gestionate conform configurației Shopify și drepturilor disponibile persoanelor vizate.

7. Relația cu Shopify

PROVAN.RO este găzduit și operat tehnic cu ajutorul Shopify. Shopify colectează și prelucrează informații privind accesarea și utilizarea magazinului pentru furnizarea, securizarea și îmbunătățirea serviciilor sale.

Datele transmise prin magazin pot fi prelucrate de Shopify și de furnizorii săi, inclusiv în alte țări, în conformitate cu mecanismele de protecție aplicabile.

PROVAN poate utiliza funcții Shopify extinse care folosesc informații provenite din interacțiunile cu magazinul și, după caz, cu Shopify sau alți comercianți, pentru funcționalități precum personalizarea și îmbunătățirea serviciilor. Pentru anumite prelucrări realizate de Shopify în scopuri proprii, Shopify poate avea propriile responsabilități conform legislației privind protecția datelor.

Informații suplimentare despre modul în care Shopify prelucrează datele consumatorilor sunt disponibile în politica de confidențialitate Shopify pentru consumatori și prin portalul de confidențialitate Shopify.

8. Cookie-uri, analiză și publicitate

Site-ul utilizează cookie-uri și tehnologii similare necesare funcționării magazinului și poate utiliza, în funcție de configurația activă, tehnologii pentru analiză, personalizare, măsurarea performanței și publicitate.

În România și în celelalte regiuni relevante, mecanismul de consimțământ configurat în Shopify este utilizat pentru gestionarea opțiunilor privind cookie-urile neesențiale, în măsura în care legislația impune consimțământul.

Lista efectivă a furnizorilor și tehnologiilor se poate modifica odată cu aplicațiile și integrările instalate. Preferințele privind cookie-urile pot fi gestionate prin instrumentele afișate pe Site. Detalii despre cookie-urile utilizate găsești în Politica privind modulele cookie.

9. Marketing și comunicări comerciale

Dacă te abonezi la newsletter sau îți exprimi în alt mod acordul valabil pentru comunicări comerciale, putem utiliza datele de contact pentru a transmite informații despre produse, servicii, promoții și noutăți PROVAN.

Te poți dezabona oricând prin linkul inclus în mesajele comerciale sau contactându-ne. Dezabonarea de la marketing nu împiedică transmiterea mesajelor administrative sau tranzacționale necesare pentru comenzi, cont, livrare, garanții ori alte servicii solicitate.

Dacă utilizăm publicitate personalizată, aceasta va fi realizată în funcție de configurația tehnică și de opțiunile de confidențialitate aplicabile.

10. Păstrarea datelor

Păstrăm datele numai atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate și pentru respectarea obligațiilor legale.

Datele privind comenzile, facturile și documentele financiar-contabile sunt păstrate pe durata impusă de legislația fiscală și contabilă aplicabilă la momentul respectiv.

Datele contului sunt păstrate pe durata existenței contului și ulterior numai în măsura necesară pentru obligații legale, soluționarea litigiilor, prevenirea fraudelor sau apărarea drepturilor.

Datele aferente ofertelor, proiectelor, garanțiilor și reclamațiilor sunt păstrate pe perioada necesară administrării relației și ulterior potrivit termenelor legale sau intereselor legitime aplicabile.

Datele utilizate exclusiv în baza consimțământului sunt păstrate până la retragerea consimțământului sau până când scopul încetează, cu excepția situațiilor în care există un alt temei legal pentru păstrare.

În locul unui termen fix unic pentru toate datele, aplicăm perioade de retenție diferențiate în funcție de categoria documentului, scop și obligațiile legale.

11. Transferuri internaționale

Shopify și unii furnizori utilizați pentru operarea magazinului pot prelucra date în afara României sau a Spațiului Economic European.

Atunci când datele sunt transferate în afara Spațiului Economic European și nu există o decizie aplicabilă privind caracterul adecvat al nivelului de protecție, transferurile trebuie să se bazeze pe mecanisme recunoscute de legislația privind protecția datelor, precum Clauzele Contractuale Standard ale Comisiei Europene sau alte garanții adecvate, după caz.

Poți solicita informații suplimentare despre garanțiile aplicabile unui transfer internațional contactându-ne.

12. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, pierderii, modificării, divulgării sau distrugerii nepermise.

Niciun sistem informatic sau canal de transmitere nu poate garanta securitate absolută. Te rugăm să nu transmiți prin canale nesecurizate informații confidențiale care nu sunt necesare soluționării solicitării tale.

Dacă ai cont, ești responsabil pentru păstrarea confidențialității datelor tale de autentificare.

13. Datele minorilor

Serviciile PROVAN nu sunt destinate în mod specific copiilor și nu urmărim să colectăm cu bună știință date personale de la minori care nu au capacitatea legală necesară pentru utilizarea serviciilor sau încheierea tranzacțiilor.

Dacă un părinte sau reprezentant legal consideră că un minor ne-a transmis necorespunzător date personale, ne poate contacta pentru analizarea și, dacă este cazul, ștergerea acestora.

14. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile GDPR, poți beneficia, după caz, de următoarele drepturi:

dreptul de acces la date și de a obține o copie a acestora;
dreptul la rectificarea datelor inexacte și completarea celor incomplete;
dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”), atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;
dreptul la restricționarea prelucrării;
dreptul la portabilitatea datelor, pentru prelucrările și situațiile în care acest drept este aplicabil;
dreptul de opoziție, inclusiv față de marketingul direct și, în anumite situații, față de prelucrările bazate pe interes legitim;
dreptul de retragere a consimțământului în orice moment, pentru prelucrările bazate pe consimțământ;
drepturile aplicabile în legătură cu procesele decizionale exclusiv automatizate, dacă utilizăm asemenea procese în sensul art. 22 GDPR;
dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere competentă.

Drepturile nu sunt absolute și pot exista situații în care legea permite sau impune continuarea păstrării ori prelucrării anumitor date, de exemplu pentru documente fiscale, apărarea unui drept sau îndeplinirea unei obligații legale.

15. Cum îți poți exercita drepturile

Poți transmite o solicitare privind datele tale prin datele de contact din prezenta Politică. Nu este obligatoriu ca cererea să fie semnată olograf dacă identitatea și autenticitatea solicitării pot fi verificate prin alte mijloace adecvate.

Pentru protejarea datelor, putem solicita informații suplimentare rezonabile pentru verificarea identității înainte de a răspunde unei cereri.

Vom răspunde solicitărilor în termenele prevăzute de GDPR. Exercitarea drepturilor este, în principiu, gratuită; în situațiile expres permise de GDPR pentru cereri vădit nefondate sau excesive pot fi aplicate măsurile prevăzute de lege.

16. Plângeri la autoritatea de supraveghere

Dacă consideri că prelucrarea datelor tale încalcă legislația privind protecția datelor, ne poți contacta pentru soluționarea situației și ai dreptul de a depune o plângere la autoritatea competentă.

În România, autoritatea de supraveghere este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP). Datele de contact și procedura actualizată de depunere a plângerilor sunt disponibile pe website-ul oficial al autorității: www.dataprotection.ro.

17. Site-uri și servicii ale terților

Site-ul poate conține linkuri către website-uri, platforme sociale sau servicii operate de terți. Politicile și practicile acestor terți nu sunt controlate de PROVAN, iar utilizarea serviciilor respective este supusă propriilor condiții și politici de confidențialitate.

Recomandăm consultarea politicilor de confidențialitate ale serviciilor terțe înainte de transmiterea datelor către acestea.

18. Modificarea Politicii

Putem actualiza prezenta Politică pentru a reflecta modificări ale Site-ului, aplicațiilor, furnizorilor, practicilor de prelucrare sau cerințelor legale. Versiunea actualizată va fi publicată pe PROVAN.RO și va indica data ultimei actualizări.

Atunci când o modificare necesită, potrivit legii, o informare suplimentară sau un nou consimțământ, vom utiliza mecanismele corespunzătoare.

19. Contact

Pentru întrebări despre această Politică sau pentru exercitarea drepturilor privind datele personale, ne poți contacta la:

TopTools S.R.L. – PROVAN

Cluj-Napoca, str. Meteor nr. 71B, jud. Cluj, cod poștal 400492, România

E-mail protecția datelor: dpo@provan.ro

E-mail PROVAN: contact@provan.ro